Und nicht nur die: Wir verbinden Airbnb, Booking, WhatsApp & Co. zu einem Gesamtablauf — Gästekommunikation und Eigentümer-Reports inklusive. Eingerichtet in 30 Tagen, ohne Software-Wechsel.
30 Minuten, per Video, an Ihrem echten Prozess. Keine Folien, keine Verpflichtung.
Y no solo eso: conectamos Airbnb, Booking, WhatsApp y compañía en un único flujo de trabajo — comunicación con huéspedes e informes para propietarios incluidos. Todo en marcha en 30 días, sin cambiar de software.
30 minutos, por videollamada, sobre su proceso real. Sin diapositivas, sin compromiso.
And not just that: we connect Airbnb, Booking, WhatsApp & co. into one seamless workflow — guest communication and owner reports included. Set up in 30 days, without switching software.
30 minutes, by video, on your real process. No slides, no obligation.
Freitag, 22:40 Uhr. Morgen reisen 6 Parteien an — und die Passdaten von zwei Gästen sind noch nicht bei SES.Hospedajes gemeldet. Die 24-Stunden-Frist läuft, das Portal spricht Spanisch, und melden muss der Verwalter: Die Meldung von Airbnb & Booking ersetzt Ihre nicht.
Bußgeldrisiko bis 30.000 € — und Ihr Wochenende.
Buchungen bei Airbnb, Gästedaten bei Booking, Zahlungen im PMS, Absprachen per WhatsApp — und die SES-Meldung braucht von allem etwas. Jede Meldung, jeder Report, jede Antwort: einloggen, suchen, kopieren — von Hand.
Alles ist da. Nur nie beisammen.
12 Eigentümer wollen wissen, was ihr Objekt gebracht hat. Sie sammeln Buchungen aus drei Portalen, Reinigungskosten aus WhatsApp, Belege aus dem E-Mail-Postfach — und bauen daraus von Hand zwölf Abrechnungen. Jeden Monat.
Ein ganzer Arbeitstag — für etwas, das automatisch gehen kann.
Viernes, 22:40. Mañana llegan 6 grupos — y los datos de pasaporte de dos huéspedes aún no se han comunicado a SES.Hospedajes. El plazo de 24 horas corre, el portal está en español y quien debe presentar el parte es el gestor: la comunicación que hacen Airbnb y Booking no sustituye la suya.
Riesgo de multa de hasta 30.000 € — y su fin de semana.
Reservas en Airbnb, datos de huéspedes en Booking, pagos en el PMS, acuerdos por WhatsApp — y el parte de viajeros necesita un poco de todo. Cada parte, cada informe, cada respuesta: iniciar sesión, buscar, copiar — a mano.
Todo está ahí. Pero nunca junto.
12 propietarios quieren saber qué ha rendido su inmueble. Usted recopila reservas de tres portales, gastos de limpieza de WhatsApp, justificantes del buzón de correo — y monta a mano doce liquidaciones. Todos los meses.
Una jornada laboral entera — para algo que puede hacerse solo.
Friday, 10:40 pm. Tomorrow 6 parties are arriving — and the passport details of two guests still haven't been reported to SES.Hospedajes. The 24-hour deadline is ticking, the portal is in Spanish, and it's the manager who has to file the report: Airbnb & Booking's own reporting doesn't replace yours.
Fine risk of up to €30,000 — and your weekend.
Bookings on Airbnb, guest data on Booking, payments in the PMS, arrangements via WhatsApp — and the SES report needs a bit of everything. Every report, every summary, every reply: log in, search, copy — by hand.
Everything is there. Just never together.
12 owners want to know how their property performed. You gather bookings from three portals, cleaning costs from WhatsApp, receipts from your email inbox — and build twelve statements by hand from all of it. Every month.
A whole working day — for something that could run automatically.
Jede Plattform ist für sich gut. Aber keine denkt an Ihren Gesamtprozess:
Eigenes Postfach, eigene Regeln, eigene Fristen — aber Ihre SES-Meldung nehmen sie Ihnen nicht ab (ihre eigene Plattform-Meldung ersetzt Ihre nicht), keine Eigentümer-Sicht, keine Verbindung zueinander. Ihre Antwortzeit bestimmt Ihr Ranking, also sind SIE der Puffer zwischen den Plattformen.
Noch ein Kalender, noch ein Login, noch ein Zahlungsweg. Die Direktbuchung spart Provision — und kostet Sie die Zeit, die die Portale sonst übernehmen.
Persönlich und schnell — aber nichts ist dokumentiert, nichts passiert automatisch, und alles hängt an Ihrem Handy. Urlaub? Krank? Der Betrieb steht.
Synchronisiert Kalender und Preise — gut! Aber er schreibt keine Owner-Reports und beantwortet keine einzige Gästefrage.
Starke Werkzeuge — wenn sie richtig eingerichtet sind und miteinander reden. In der Praxis sind sie oft halb konfiguriert, decken nur ihren Ausschnitt ab und werden zu 20 % genutzt. Software kaufen ist leicht. Sie zum Laufen bringen ist Arbeit.
Kennt Ihre Buchungen nicht, holt sich nichts selbst und ist für den Massenbetrieb eines Verwalters nie gebaut worden: jede Meldung einzeln, jeder Gast von Hand, auf Spanisch — und die 24-h-Frist tickt trotzdem.
Jede Buchung, jede Änderung, jede Stornierung landet als Bestätigungs-Mail bei Ihnen — alle Informationen sind längst da, aber sie stapeln sich ungenutzt. Gelesen, gemerkt und abgetippt wird von Hand.
Cada plataforma es buena por sí sola. Pero ninguna piensa en su proceso completo:
Bandeja de entrada propia, reglas propias, plazos propios — pero su parte de viajeros SES no se lo hacen ellos (la comunicación propia de la plataforma no sustituye la suya), sin vista para el propietario, sin conexión entre sí. Su tiempo de respuesta determina su posicionamiento, así que USTED es el amortiguador entre las plataformas.
Otro calendario más, otro inicio de sesión más, otra vía de pago más. La reserva directa ahorra comisiones — y le cuesta el tiempo que, de otro modo, asumen los portales.
Personal y rápido — pero nada queda documentado, nada ocurre de forma automática y todo depende de su móvil. ¿Vacaciones? ¿Enfermo? El negocio se para.
Sincroniza calendarios y precios — ¡bien! Pero no redacta informes para propietarios ni responde una sola pregunta de un huésped.
Herramientas potentes — si están bien configuradas y se comunican entre sí. En la práctica suelen estar configuradas a medias, cubren solo su parcela y se aprovechan al 20 %. Comprar software es fácil. Hacerlo funcionar es trabajo.
No conoce sus reservas, no recoge nada por sí mismo y nunca se diseñó para el volumen de un administrador de propiedades: cada parte por separado, cada huésped a mano, en español — y el plazo de 24 h sigue corriendo igualmente.
Cada reserva, cada modificación, cada cancelación le llega como correo de confirmación — toda la información está ahí desde el primer momento, pero se acumula sin usarse. Leer, memorizar y volver a teclear: todo a mano.
Each platform is good on its own. But none of them thinks about your overall process:
Their own inbox, their own rules, their own deadlines — but they don't take your SES report off your hands (their own platform reporting doesn't replace yours), no owner view, no connection between each other. Your response time determines your ranking, so YOU are the buffer between the platforms.
Yet another calendar, another login, another payment method. Direct booking saves commission — and costs you the time the portals would otherwise take care of.
Personal and fast — but nothing gets documented, nothing happens automatically, and everything depends on your phone. On vacation? Sick? The business stops.
Syncs calendars and prices — good! But it doesn't write owner reports and doesn't answer a single guest question.
Powerful tools — when set up correctly and talking to each other. In practice they're often half-configured, cover only their own slice, and get used at 20 %. Buying software is easy. Making it work is the hard part.
Doesn't know your bookings, doesn't fetch anything itself, and was never built for a manager's volume: every report filed individually, every guest entered by hand, in Spanish — and the 24-hour deadline keeps ticking regardless.
Every booking, every change, every cancellation lands in your inbox as a confirmation email — all the information is already there, but it piles up unused. Reading, remembering and retyping — all by hand.
Alle Kanäle laufen bei Ihnen zusammen — und die fristkritische Meldung hängt allein an Ihnen.
Der Excel-Marathon am Monatsende? Gestrichen.
Die KI kennt jedes Ihrer Objekte und Ihre Empfehlungen — und antwortet in der Sprache des Gastes, in Ihrem Ton, auch nachts.
Jedes Modul hat seinen eigenen Auslöser: eine Buchung, eine Gästefrage, der Monatserste. Sonderfälle sind kein fester Schritt, sondern der Notausgang an jeder Station — was die KI nicht sicher erledigen kann, landet sofort bei Ihnen, immer bevor gemeldet oder geantwortet wird. Ihre bestehenden Systeme bleiben dabei im Einsatz.
Todos los canales confluyen en usted — y el parte con plazo crítico depende solo de usted.
¿El maratón de Excel a fin de mes? Eliminado.
La IA conoce cada uno de sus inmuebles y sus recomendaciones — y responde en el idioma del huésped, con su tono, también de noche.
Cada módulo tiene su propio disparador: una reserva, una pregunta de un huésped, el día 1 de mes. Los casos especiales no son un paso fijo, sino la salida de emergencia en cada estación — lo que la IA no puede resolver con seguridad le llega a usted de inmediato, siempre antes de presentar el parte o responder. Sus sistemas actuales siguen en funcionamiento durante todo el proceso.
Every channel flows through you — and the time-critical report depends on you alone.
The Excel marathon at month-end? Gone.
The AI knows every one of your properties and your recommendations — and replies in the guest's language, in your tone, even at night.
Each module has its own trigger: a booking, a guest question, the first of the month. Special cases aren't a fixed step but the emergency exit at every station — whatever the AI can't handle safely goes straight to you, always before it's reported or answered. Your existing systems stay in use throughout.
Belegung, Erlöse, Kosten und Fotos — automatisch aus Ihren Portalen und Quellen zusammengeführt und pünktlich zum Monatsersten als sauberer Bericht an jeden Eigentümer verschickt. Das bietet Ihnen keine einzige Plattform.
Eigentümer-Zugang inklusive: Ihre Eigentümer können sich jederzeit selbst anmelden — Zwischenstand im laufenden Monat ansehen, Berichte erneut laden und mehrere Monate auf einen Blick vergleichen.
Ergebnis: Der Excel-Marathon entfällt. Ihre Eigentümer fühlen sich bestens betreut — Ihr stärkstes Verkaufsargument für neue Objekte.
Beantwortet Standardfragen (Check-in, WLAN, Anfahrt, Empfehlungen) sofort — auf Deutsch, Englisch, Spanisch und mehr, in Ihrem Tonfall, über alle Kanäle hinweg. Alles Ungewöhnliche geht direkt an Sie.
Ergebnis: Antwortzeit unter 2 Minuten, besseres Portal-Ranking, ruhige Abende.
Wir wählen die passende Meldelösung für Ihren Bestand aus (z. B. Chekin oder Ihr PMS), richten sie vollständig ein und verbinden sie mit Check-in und Buchungsfluss — mit Nachweis-Protokoll für jede Meldung.
So läuft's für Ihre Gäste: Wie beim Flug-Check-in: 5 Tage vor Anreise kommt automatisch der Link, abgeschlossen wird bis 1 Tag vor Anreise — erst dann gibt es den Zugangscode. Der Gast trägt seine Ausweisdaten selbst ein, das Dokument wird digital verifiziert, der Hauptgast bestätigt die Vollständigkeit. Keine App, kein Download, 2–3 Minuten.
Auf Wunsch komplett kontaktlos: digitale Ausweis-Prüfung direkt im Check-in (das System gleicht die Angaben mit dem Dokument ab), smarter Zugang per Zeitcode oder Smart Lock — ganz ohne persönliche Schlüsselübergabe.
Neue Einnahme statt Kostenfaktor: Persönlicher Check-in vor Ort als ausgewiesene Service-Position (z. B. 25 €) — entfällt bei rechtzeitigem Online-Check-in. Ihr Mitarbeiter nutzt dafür dasselbe Tool auf dem Tablet.
Ergebnis: 24h-Frist zuverlässig eingehalten, lückenloser Compliance-Nachweis — ohne dass Sie sich in ein weiteres Tool einarbeiten.
Keine Rechtsberatung — die rechtliche Einordnung Ihres Bestands klären wir gemeinsam mit Ihrer Gestoría.
Ocupación, ingresos, gastos y fotos — reunidos automáticamente desde sus portales y fuentes, y enviados puntualmente el día 1 de cada mes como un informe impecable a cada propietario. Eso no se lo ofrece ninguna plataforma.
Acceso para propietarios incluido: sus propietarios pueden iniciar sesión en cualquier momento — consultar el estado provisional del mes en curso, volver a descargar informes y comparar varios meses de un vistazo.
Resultado: el maratón de Excel desaparece. Sus propietarios se sienten atendidos de primera — su mejor argumento de venta para captar nuevos inmuebles.
Responde al instante las preguntas habituales (check-in, wifi, cómo llegar, recomendaciones) — en alemán, inglés, español y más idiomas, con su tono, en todos los canales. Todo lo inusual le llega directamente a usted.
Resultado: tiempo de respuesta inferior a 2 minutos, mejor posicionamiento en los portales, noches tranquilas.
Seleccionamos la solución de registro adecuada para su cartera (p. ej. Chekin o su PMS), la configuramos por completo y la conectamos con el check-in y el flujo de reservas — con registro justificativo de cada parte.
Así funciona para sus huéspedes: como el check-in de un vuelo: 5 días antes de la llegada se envía automáticamente el enlace y debe completarse hasta 1 día antes de la llegada — solo entonces se entrega el código de acceso. El huésped introduce él mismo los datos de su documento, este se verifica digitalmente y el huésped principal confirma que todo está completo. Sin app, sin descargas, 2–3 minutos.
Si lo desea, totalmente sin contacto: verificación digital del documento integrada en el check-in (el sistema coteja los datos introducidos con el documento), acceso inteligente mediante código temporal o cerradura inteligente — sin entrega de llaves en persona.
Un nuevo ingreso en lugar de un coste: el check-in presencial como servicio facturable aparte (p. ej. 25 €) — que se elimina si el check-in online se completa a tiempo. Su empleado utiliza para ello la misma herramienta en la tablet.
Resultado: plazo de 24 h cumplido con fiabilidad, justificación de cumplimiento sin lagunas — sin que usted tenga que aprender una herramienta más.
No es asesoramiento jurídico — la calificación legal de su cartera la aclaramos junto con su gestoría.
Occupancy, revenue, costs and photos — automatically pulled together from your portals and sources and sent punctually on the 1st of the month as a clean report to every owner. No single platform offers you that.
Owner access included: Your owners can log in themselves at any time — view the current month's interim status, re-download reports and compare several months at a glance.
Result: The Excel marathon is gone. Your owners feel perfectly looked after — your strongest sales argument for new properties.
Answers standard questions (check-in, wifi, directions, recommendations) instantly — in German, English, Spanish and more, in your tone, across every channel. Anything unusual goes straight to you.
Result: Response time under 2 minutes, better portal ranking, quiet evenings.
We select the right registration solution for your portfolio (e.g. Chekin or your PMS), set it up completely and connect it to check-in and the booking flow — with an audit trail for every report.
How it works for your guests: Like airline check-in: the link is sent automatically 5 days before arrival and must be completed by 1 day before arrival — only then is the access code released. The guest enters their own ID details, the document is verified digitally, and the lead guest confirms completeness. No app, no download, 2–3 minutes.
Fully contactless on request: digital ID verification directly in check-in (the system matches the entered details against the document), smart access via time code or smart lock — with no in-person key handover at all.
New revenue instead of a cost: In-person check-in on site as a billable service item (e.g. €25) — waived if online check-in is completed in time. Your staff use the same tool on a tablet for this.
Result: 24-hour deadline reliably met, gapless compliance proof — without you having to learn yet another tool.
Not legal advice — we clarify the legal classification of your portfolio together with your gestoría.
30 Minuten per Video, kostenlos. Wir schauen uns IHREN echten Ablauf an — und zeigen live, was automatisch gehen kann. Keine Folien, kein Fachchinesisch.
Wir bauen Ihre Automatisierung, testen mit 2–3 echten Objekten und stellen erst dann um. Sie sehen jeden Schritt und geben jeden Text frei.
Der Autopilot arbeitet, Sie bekommen ein wöchentliches Kurzprotokoll. Anpassungen und neue Objekte sind in der Betreuung enthalten. Wahlweise monatlich kündbar oder jährlich mit ca. 10 % Rabatt.
30 minutos por videollamada, gratis. Analizamos SU flujo de trabajo real — y le mostramos en directo qué puede automatizarse. Sin diapositivas, sin jerga técnica.
Construimos su automatización, la probamos con 2–3 inmuebles reales y solo entonces hacemos el cambio. Usted ve cada paso y aprueba cada texto.
El piloto automático trabaja y usted recibe un breve informe semanal. Los ajustes y los nuevos inmuebles están incluidos en el acompañamiento. A elegir: cancelable mes a mes o pago anual con ≈10 % de descuento.
30 minutes by video, free. We look at YOUR real workflow — and show live what can be automated. No slides, no jargon.
We build your automation, test it with 2–3 real properties, and only then switch over. You see every step and approve every text.
The autopilot works, you get a short weekly summary. Adjustments and new properties are included in the support. Choose monthly cancellable, or annual with about 10 % off.
einmalige Einrichtung eines Moduls, Festpreis
pro Firma — gestaffelt nach Objektzahl und gebuchten Modulen
pro Firma — entspricht 150 €/Monat, ca. 10 % günstiger als bei monatlicher Zahlung
Zum Vergleich: 10 Stunden Handarbeit pro Woche entsprechen bei 25 €/Std. über 1.000 € pro Monat — vom Bußgeldrisiko ganz zu schweigen.
implantación única de un módulo, precio cerrado
por empresa — escalonado según número de inmuebles y módulos contratados
por empresa — equivale a 150 €/mes, un ≈10 % más económico que con pago mensual
Para comparar: 10 horas de trabajo manual a la semana equivalen, a 25 €/hora, a más de 1.000 € al mes — por no hablar del riesgo de multa.
one-time setup of one module, fixed price
per company — tiered by number of properties and modules booked
per company — equivalent to €150/month, about 10 % cheaper than paying monthly
For comparison: 10 hours of manual work per week at €25/hr amounts to over €1,000 per month — not to mention the fine risk.
Nein. Wir docken an Ihre bestehenden Systeme an — Portale, Channel-Manager, PMS, WhatsApp Business, E-Mail. Genau das ist der Punkt: Die Lücken zwischen Ihren Tools werden geschlossen, nicht Ihre Tools ersetzt.
Wahrscheinlich ja — als Umsetzungspartner, nicht als weiteres Tool. Die typische Situation: Das Tool ist da, aber halb eingerichtet, das Team arbeitet daran vorbei, Reports und Gästekommunikation laufen weiter per Hand. Wir bringen Ihre vorhandenen Tools zum Laufen und verbinden sie zum Gesamtablauf. Wenn bei Ihnen wirklich schon alles rund läuft: Glückwunsch — dann sagen wir Ihnen das im kostenlosen Check auch ehrlich.
Über das, was Sie schon haben — Sie müssen nichts Neues anschaffen. Die meisten Verwalter nutzen bereits eine Verwaltungssoftware wie Avantio, Smoobu, Guesty oder Hostaway. Diese Programme sind offiziell mit Airbnb, Booking & Co. verbunden und sammeln dort schon heute alle Buchungen ein — wir stecken unsere Automatisierung einfach dort an, wie ein Verlängerungskabel. Wo es so eine Software nicht gibt, geht es noch einfacher: Jede Buchung landet als Bestätigungs-E-Mail in Ihrem Postfach. Unsere KI liest diese E-Mails automatisch mit — wie eine Assistenz, die Ihre Post öffnet und sauber ablegt — und erfasst Gast, Zeitraum und Objekt von selbst. Das funktioniert mit praktisch jedem Portal, auch mit kleinen Anbietern und Ihrer eigenen Website. Und die Ausweisdaten für die Gästemeldung liefert ohnehin Ihr Gast selbst über den Check-in-Link — die kennt nämlich kein Portal. Welche Wege bei Ihnen passen, zeigen wir im kostenlosen Automatisierungs-Check.
Nein. Ihr Gast bekommt vor Anreise einen Link, der eine sichere Webseite direkt im Handy-Browser öffnet — wie beim Online-Check-in einer Airline. Dort trägt er seine Daten ein und fotografiert kurz sein Ausweisdokument; das System verifiziert die Angaben automatisch, und der Hauptgast bestätigt die Vollständigkeit für seine Gruppe mit einem Häkchen. Keine App, kein Download, kein Zertifikat, keine Signatur-Software; das Ganze dauert 2–3 Minuten und funktioniert auf jedem Smartphone. Wer den Link nicht nutzt, erledigt es beim Check-in auf Ihrem Tablet — also nie umständlicher als heute.
Kontaktlos ist möglich. Das spanische Melderecht (RD 933/2021) verlangt die Erfassung der Gästedaten und die fristgerechte Meldung — eine persönliche Anwesenheit oder Ausweiskontrolle vor Ort schreibt es nicht vor. Die Verantwortung für richtige Daten bleibt aber bei Ihnen. Deshalb gehört zum kontaktlosen Ablauf eine digitale Ausweis-Prüfung: Der Gast fotografiert sein Dokument im Check-in-Flow, das System gleicht die eingetippten Angaben damit ab — das Foto wird unmittelbar nach dem Abgleich automatisch gelöscht, dauerhaft gespeichert werden nur die gesetzlichen Pflichtfelder, keine Ausweiskopien (so will es die Datenschutzbehörde AEPD). Weicht etwas ab oder ist das Foto unbrauchbar, fordert das System automatisch eine Korrektur beim Gast an — gemeldet wird erst, wenn Eingabe und Dokument übereinstimmen; klärt sich das nicht rechtzeitig, landet der Fall vor Ablauf der Frist bei Ihnen. Für den Zugang empfehlen wir Smart Locks oder zeitlich begrenzte Türcodes statt Schlüsselboxen — einzelne Regionen schränken Schlüsselboxen im öffentlichen Raum bereits ein. Ob auf den Balearen Zusatzregeln für Ihren Bestand gelten, klären wir gemeinsam mit Ihrer Gestoría.
Dann antwortet er nicht, sondern übergibt sofort an Sie — mit Zusammenfassung und Antwortvorschlag. Sie legen vorher fest, was er darf und was nicht, und geben jeden Standardtext frei.
Ja. Datenschutz: Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform auf EU-Servern — die DSGVO gilt EU-weit, in Spanien ergänzt durch das nationale Datenschutzgesetz LOPDGDD. Erfasst werden nur die gesetzlichen Pflichtfelder (Anhang I des Real Decreto 933/2021), keine Passkopien — genau wie es die spanische Datenschutzbehörde AEPD empfiehlt. Melderecht: Jede SES-Meldung wird mit Zeitstempel protokolliert und die Meldescheine werden, wie vorgeschrieben, 3 Jahre aufbewahrt und danach gelöscht. Sie bekommen damit erstmals einen lückenlosen Nachweis Ihrer Compliance.
Die Einrichtung ist ein einmaliger Festpreis pro Modul. Bei der laufenden Betreuung wählen Sie: monatlich zahlen und monatlich kündbar bleiben — maximale Flexibilität — oder jährlich zahlen und dabei ca. 10 % sparen, mit einer Laufzeit von 12 Monaten. In beiden Fällen gilt die Pauschale pro Firma für alle gebuchten Module, gestaffelt nach Objektzahl. Endet die Betreuung, gehört die eingerichtete Automatisierung weiterhin Ihnen und läuft grundsätzlich weiter; es entfallen nur Überwachung, wöchentliches Protokoll und Anpassungen. Lizenzen von Drittanbieter-Tools (z. B. Chekin oder Ihr PMS) schließen Sie ohnehin direkt ab — sie bleiben davon unberührt.
Tony Lorenz — Senior-Projektmanager mit 25+ Jahren IT-Erfahrung (ERP, Prozessautomatisierung, Programmleitung). Deutsch und Englisch fließend, Spanisch im Aufbau.
No. Nos acoplamos a sus sistemas actuales — portales, channel manager, PMS, WhatsApp Business, correo electrónico. Esa es precisamente la idea: cerramos los huecos entre sus herramientas, no sustituimos sus herramientas.
Probablemente sí — como socio de implantación, no como una herramienta más. La situación típica: la herramienta está ahí, pero configurada a medias, el equipo trabaja al margen de ella y los informes y la comunicación con huéspedes siguen haciéndose a mano. Nosotros ponemos en marcha sus herramientas actuales y las conectamos en un flujo completo. Si en su caso todo funciona ya a la perfección: enhorabuena — entonces se lo diremos con toda honestidad en el análisis gratuito.
A través de lo que usted ya tiene — no necesita adquirir nada nuevo. La mayoría de los gestores utilizan ya un software de gestión como Avantio, Smoobu, Guesty o Hostaway. Estos programas están conectados oficialmente con Airbnb, Booking y compañía y recopilan ya hoy todas las reservas — nosotros simplemente enchufamos ahí nuestra automatización, como un cable alargador. Donde no existe un software así, es aún más sencillo: cada reserva llega a su buzón como correo de confirmación. Nuestra IA lee esos correos automáticamente — como una asistente que abre su correspondencia y la archiva con orden — y registra por sí sola huésped, fechas e inmueble. Esto funciona con prácticamente cualquier portal, también con proveedores pequeños y con su propia página web. Y los datos del documento para el registro de viajeros los aporta de todos modos su huésped a través del enlace de check-in — porque esos datos no los tiene ningún portal. Qué vías encajan en su caso se lo mostramos en el análisis de automatización gratuito.
No. Su huésped recibe antes de la llegada un enlace que abre una página web segura directamente en el navegador del móvil — como el check-in online de una aerolínea. Allí introduce sus datos y fotografía brevemente su documento de identidad; el sistema verifica los datos automáticamente y el huésped principal confirma con una casilla que todo está completo para su grupo. Sin app, sin descargas, sin certificado, sin software de firma; todo el proceso dura 2–3 minutos y funciona en cualquier smartphone. Quien no utilice el enlace lo hace en el check-in con su tablet — es decir, nunca más engorroso que hoy.
Sin contacto es posible. La normativa española de registro (RD 933/2021) exige la recogida de los datos de los huéspedes y la presentación del parte dentro de plazo — no prescribe presencia personal ni comprobación del documento in situ. La responsabilidad de que los datos sean correctos, sin embargo, sigue siendo suya. Por eso, el proceso sin contacto incluye una verificación digital del documento: el huésped fotografía su documento en el flujo de check-in y el sistema coteja los datos tecleados con él — la foto se elimina automáticamente justo después del cotejo; de forma permanente solo se guardan los campos obligatorios legales, nada de copias de documentos (así lo exige la autoridad de protección de datos AEPD). Si algo no coincide o la foto es inservible, el sistema solicita automáticamente una corrección al huésped — el parte solo se presenta cuando los datos introducidos y el documento coinciden; si no se resuelve a tiempo, el caso le llega a usted antes de que venza el plazo. Para el acceso recomendamos cerraduras inteligentes o códigos de puerta con validez limitada en lugar de cajas de llaves — algunas regiones ya están restringiendo las cajas de llaves en la vía pública. Si en Baleares se aplican normas adicionales a su cartera, lo aclaramos junto con su gestoría.
Entonces no responde, sino que se la traslada a usted de inmediato — con un resumen y una propuesta de respuesta. Usted define de antemano qué puede hacer y qué no, y aprueba cada texto estándar.
Sí. Protección de datos: el tratamiento se realiza conforme al RGPD en servidores de la UE — el RGPD rige en toda la UE y en España se complementa con la ley nacional de protección de datos LOPDGDD. Solo se recogen los campos obligatorios legales (Anexo I del Real Decreto 933/2021), nada de copias de pasaportes — exactamente como recomienda la autoridad española de protección de datos AEPD. Normativa de registro: cada parte de viajeros SES se protocoliza con fecha y hora, y los partes se conservan, como está prescrito, durante 3 años y después se eliminan. Con ello obtiene por primera vez una justificación completa y sin lagunas de su cumplimiento.
La implantación es un precio cerrado único por módulo. En el acompañamiento continuo usted elige: pago mensual y cancelable mes a mes — máxima flexibilidad — o pago anual con un ahorro de ≈10 %, con una permanencia de 12 meses. En ambos casos la tarifa plana se aplica por empresa para todos los módulos contratados, escalonada según el número de inmuebles. Al finalizar el acompañamiento, la automatización configurada sigue siendo suya y, en principio, sigue funcionando; solo dejan de prestarse la supervisión, el informe semanal y los ajustes. Las licencias de herramientas de terceros (p. ej. Chekin o su PMS) las contrata usted de todos modos directamente — no se ven afectadas.
Tony Lorenz — jefe de proyectos sénior con más de 25 años de experiencia en TI (ERP, automatización de procesos, dirección de programas). Alemán e inglés fluidos, español en progreso.
No. We connect to your existing systems — portals, channel manager, PMS, WhatsApp Business, email. That's exactly the point: we close the gaps between your tools, we don't replace your tools.
Probably yes — as an implementation partner, not as another tool. The typical situation: the tool is there, but half set up, the team works around it, and reports and guest communication are still done by hand. We get your existing tools running and connect them into one overall workflow. If everything already runs smoothly for you: congratulations — then we'll tell you that honestly in the free check, too.
Through what you already have — you don't need to buy anything new. Most managers already use management software like Avantio, Smoobu, Guesty or Hostaway. These programs are officially connected to Airbnb, Booking & co. and already collect all bookings there — we simply plug our automation in there, like an extension cord. Where there's no such software, it's even simpler: every booking lands in your inbox as a confirmation email. Our AI reads these emails automatically — like an assistant who opens your mail and files it neatly — and captures guest, dates and property on its own. This works with practically any portal, including small providers and your own website. And the ID data for the guest registration is provided by your guest themselves via the check-in link anyway — no portal has that. Which approaches fit your situation, we'll show you in the free automation check.
No. Before arrival, your guest gets a link that opens a secure webpage directly in their phone's browser — like an airline's online check-in. There they enter their details and briefly photograph their ID document; the system verifies the details automatically, and the lead guest confirms completeness for their group with a checkbox. No app, no download, no certificate, no signature software; the whole thing takes 2–3 minutes and works on any smartphone. Anyone who doesn't use the link handles it at check-in on your tablet — so never more complicated than today.
Contactless is possible. Spanish registration law (RD 933/2021) requires collecting guest data and filing the report on time — it does not require personal presence or an in-person ID check. Responsibility for correct data, however, remains yours. That's why the contactless process includes a digital ID check: the guest photographs their document during check-in, and the system matches the typed details against it — the photo is automatically deleted immediately after the match; only the legally required fields are stored permanently, no copies of ID documents (as required by the data protection authority AEPD). If something doesn't match or the photo is unusable, the system automatically requests a correction from the guest — the report is only filed once the entered data and the document match; if this isn't resolved in time, the case reaches you before the deadline expires. For access we recommend smart locks or time-limited door codes instead of key boxes — some regions are already restricting key boxes in public spaces. Whether additional rules apply to your portfolio in the Balearic Islands, we clarify together with your gestoría.
Then it doesn't answer — it hands off to you immediately, with a summary and a suggested reply. You define in advance what it may and may not do, and you approve every standard text.
Yes. Data protection: processing runs GDPR-compliant on EU servers — the GDPR applies EU-wide, and in Spain is supplemented by the national data protection law LOPDGDD. Only the legally required fields are collected (Annex I of Real Decreto 933/2021), no copies of passports — exactly as recommended by the Spanish data protection authority AEPD. Registration law: every SES report is logged with a timestamp, and registration records are kept for 3 years as required, then deleted. This gives you, for the first time, gapless proof of your compliance.
The setup is a one-time fixed price per module. For ongoing support you choose: pay monthly and stay cancellable monthly — maximum flexibility — or pay annually and save about 10 %, with a 12-month term. In both cases, the flat rate applies per company for all booked modules, tiered by number of properties. If the support ends, the automation that was set up remains yours and generally keeps running; only monitoring, the weekly report and adjustments are discontinued. Licenses for third-party tools (e.g. Chekin or your PMS) you contract directly anyway — they're unaffected by this.
Tony Lorenz — senior project manager with 25+ years of IT experience (ERP, process automation, program management). Fluent in German and English, Spanish in progress.
Kostenloser Automatisierungs-Check per Video: Sie bringen einen echten Ablauf mit (z. B. Gästemeldung oder Monatsreport), wir zeigen live, wie er automatisch läuft. Unverbindlich, limitiert auf 5 Pilot-Plätze.
Kontaktieren Sie unsSchreiben Sie direkt an tony@guestops.eu · Antwort innerhalb von 24 Stunden
Análisis de automatización gratuito por videollamada: usted trae un flujo real (p. ej. el registro de viajeros o el informe mensual), y le mostramos en directo cómo funciona de forma automática. Sin compromiso, limitado a 5 plazas piloto.
ContáctenosEscríbanos directamente a tony@guestops.eu · Respuesta en un plazo de 24 horas
Free automation check by video: you bring a real workflow (e.g. guest registration or the monthly report), and we show live how it runs automatically. No obligation, limited to 5 pilot slots.
Contact usWrite to us directly at tony@guestops.eu · Response within 24 hours